XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序
编号：SA-012-01-20190203
第一条 目的
为了规范公司对内对外信息沟通, 确保体系的有效运行, 特制定本程序.
第二条 适用范围
本程序适用于公司对内对外有关社会责任的信息沟通的活动.
第三条 职责
1．综合办公室:与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关方进行社会责任沟通.
2．采购部:与供应商和分包商进行社会责任沟通.
3．市场部:与顾客进行社会责任沟通.
4．社会责任代表:就社会责任沟通提供必要的指导和支持,若需要,向总经理报告社会责任有关事宜.
5．其他各部门/员工代表:支持和配合社会责任对内对外信息沟通.
第四条 工作程序
1. 总则
A. 信息沟通方式可视需要而定, 可以为书面、口头、电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会, 等等.
B. 必要时, 对内对外社会责任信息沟通应该保留记录. 如: 《联络单》, 《会议记录》等.
C. 一旦收到有关质疑、质询和投诉信息, 应尽快核实质疑或投诉者的身份(包括: 姓名、职位、服务机构和联络办法等), 查清质疑回投诉的原因.
D. 应该及时作出反应, 对质疑或投诉的问题进行解释公司政策和程序, 重大问题应上报总经理, 以期妥善处理质疑或投诉.
E. 一旦发现有违反公司政策、法律法规或SA8000标准的事项, 应及时采取补救和纠正行动. 情况严重时, 应该及时报告总经理.
F. 信息沟通过程中, 应该注意保护个人隐私和公司商业秘密.
G. 若有员工向外提供公司资料, 应该及时解释公司内部投诉和申诉程序, 不得采取惩罚或歧视性措施.
2. 对内信息沟通
2.1. 公司社会责任政策、管理体系运行情况, 由社会责任代表和综合办公室及时传达到公司各部门和员工.
2.2. 社会责任管理体系运行中产生的信息资料, 应该根据政策和程序要求及时传达到相关部门和人员, 并记录其内容和处理结果.
2.3. 员工的咨询、质疑与投诉, 由员工代表或综合办公室收集, 并负责答复.
3. 对外信息沟通
A. 与供应商和分包商的信息沟通由采购部负责;
与顾客的信息沟通由业务部负责;
与当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通由综合办公室负责.
社会责任代表应该对上述沟通提供支持和沟通, 必要时, 向总经理报告.
B. 公司任何人收到来自外部有关社会责任的文件、电话、传真或其它信息资料, 应及时转交给上述部门进行处理.
C. 当地政府、工会或其它外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求, 由社会责任代表与综合办公室进行接待, 并报告总经理.
D. 外部利益相关方提出的意见、建议、投诉或质疑, 应由社会责任代表责成相关部门进行调查核实, 并进行处理和回复.
处理和回复的结果应该报告总经理.
E. 社会责任代表应定期访问本地利益相关方团体, 征求他们的意见和建议, 并公布《SA8000社会责任管理报告》以通报公司实施SA 8000 标准的进展和效果, 提供相关数据和资料, 包括社会责任管理评审和监督活动的结果.
F. 如果有合约要求, 社会责任代表应对利益相关方提供合理的资料和获取资料的渠道, 以核实公司是否符合SA8000的要求.
若合约有进一步的要求, 公司应通过采购合同的条款, 要求供应商和分包商提供上述安排和渠道.
第五条 相关文件
《事故、不符合项、补救及纠正行动程序》
第六条 附件
6.1 《联络单》
6.2 《会议记录》
6.3 《社会责任管理报告》
